Internhyran hade länge varit ett verktyg för att fördela kostnader kopplat till stadens lokaler mellan kommunens förvaltningar, men med åren blev modellen tung att hantera. Den vilade på schabloner och manuella beräkningar som tappade i precision. Systemstödet brast, ägarskapet blev otydligt – och det blev allt svårare att följa upp och fatta kloka beslut kring kommunens lokaler. Någonting behövde förändras.
Historien bakom modellen
Det fanns ett arv att förhålla sig till. För snart tio år sedan utvecklade en Sigholm-konsult, som då arbetade hos en annan arbetsgivare, kommunens internhyresmodell. Den följdes upp några år senare av samma konsult, och vid utvärderingen pekades flera förändringsbehov ut. Men organisationen förändrades, och modellen hamnade i skymundan. När Lidingö stad nu ville skapa en mer lättförståelig, pedagogisk och personoberoende modell föll det sig naturligt att vända sig till samma expertis för att vidareutveckla modellen.
Uppdraget var att förenkla, förtydliga och framtidssäkra – men utan att tappa de funktioner som gör internhyra till ett effektivt styrmedel.
Internhyra som styrmedel
Internhyra är ett verktyg för att tydliggöra vad lokaler faktiskt kostar. Men framför allt är det ett sätt att skapa incitament – för ekonomiskt ansvarstagande, effektiv lokalanvändning och långsiktig planering. Lokaler får ett pris, precis som personal och material. Det gör det möjligt att prioritera – och att påverka.
Modellen ska också användas för att stödja en hållbar utveckling inom kommunen, genom att påverka hur verksamheterna förhåller sig till sina lokaler. Några av de viktiga frågorna modellen ska hjälpa till att styra:
- Hur får man verksamheter att lämna lokaler som inte längre är centrala för deras uppdrag?
- Hur kan man styra mot rätt investeringar – det vill säga anpassningar som faktiskt gynnar verksamhetens mål?
- Hur kan man öka engagemanget för att hushålla med energi?
För att besvara dessa frågor behöver modellen inte bara vara tekniskt korrekt – den måste vara förståelig, tydlig och väl förankrad i organisationen.
Förenkling utan att tappa grundtankarna
Lidingö stad valde att fortsätta med en självkostnadsbaserad modell, men med förenklade schabloner och en mer förutsägbar struktur. Hyressättningen per lokaltyp bygger fortsatt på historiska kostnader och branschnyckeltal, och kostnaderna är uppdelade i tre huvudkategorier: drift, underhåll och kapitalkostnader. Vissa delar delas av samtliga lokaltyper, andra är mer specifika.
Sigholms roll blev att stötta Fastighetsförvaltningens ekonomienhet genom att utveckla schablonerna, uppdatera riktlinjerna, dokumentera rutiner, skapa utbildningsmaterial och förankra modellen i samtliga nämnder och förvaltningar som är hyresgäster. En ansats gjordes även för att kartlägga möjligheter till ökad automatisering, men då modellens källor i nuläget är utspridda över flera system kommer visst manuellt arbete att krävas även framöver.
En modell som måste få leva vidare
För att modellen ska fungera över tid krävs mer än bara siffror. Det krävs att riktlinjerna efterlevs, att indata är kvalitetssäkrad, att ansvarsfördelningen är tydlig och att systemstöden stödjer arbetet. Modellen måste leva i organisationen – med strukturer för förändring, uppföljning och lärande.
Och med det på plats kan modellen göra mer än att fördela kostnader. Den kan stödja bättre beslut, tydligare prioriteringar och bidra till en långsiktigt hållbar användning av kommunens lokaler – resurser som ytterst finns till för invånarna.
