Under 2023 stöttade Sigholm ett mindre fjärrvärmebolag med att standardisera processer och arbetssätt vid implementationen av ett nytt ledningssystem och dokumenthanteringssystem. Det mindre fjärrvärmebolaget hade upphandlat ett nytt ledningssystem och dokumenthanteringssystem, men saknade intern struktur och tydliga processer för att använda systemen på bästa sätt. Arbetssätt och rutiner varierade mellan olika avdelningar, vilket försvårade samarbete och förlängde beslutsvägar. Med regulatoriska krav i bakgrunden och en ambition att effektivisera verksamheten var behovet av standardiserade processer, automatiserade rutiner och en smidig dokumenthantering stort.
Steg för steg mot tydliga processer och engagerade medarbetare
I nära samarbete med organisationen jobbade Sigholm successivt fram en hållbar struktur. Medarbetarna deltog aktivt i inventeringen av dokument, samtidigt som processkartor sattes upp och roller och befattningar definierades i ledningssystemet. Genom regelbundna workshops och arbetsmöten jobbade vi tillsammans med förändringen. Genom aktivt deltagande såg medarbetarna nyttan av standardiserade processer och gemensamma arbetssätt samtidigt som de fick praktisk träning i de nya systemen.
Systematiska förbättringar inom flera områden:
- Standardiserade processer: Processflöden visualiserades på ett tydligt sätt som är lätt att följa. Aktuella dokument kopplades till rätt steg i processen, vilket underlättar att processen genomförs på ett standardiserat sätt.
- Effektiv dokumenthantering: Med en ny struktur och rutiner för versionshantering och behörigheter blev det lättare att hitta, uppdatera och godkänna dokument.
- Byggstenar för en lärande organisation: Genom att bredda kompetensen och involvera personalen i workshops och arbetsgrupper byggs en lärande organisation som aktivt delar kunskap och jobbar med ständiga förbättringar.
Genom att kombinera implementering av ledningssystem och dokumenthantering skapades möjligheten att involvera hela organisationen och skapa inkluderande arbetssätt. Med fokus på samarbete, strukturerade rutiner och utbildning lade vi grunden tillsammans, som organisationen fortsätter att vidareutveckla.
