I samband med att Västra Mälardalens Energi & Miljö AB byggde en ny fliseldad panna vid värmeverket i Arboga identifierades behovet att utvärdera och anpassa den nuvarande driftorganisationen utifrån de förändrade behoven som en ny panna medför.
Behov av ny driftorganisation i samband med ny panna
Sigholm har på uppdrag av VME genomfört en utredning för att ta fram förslag och rekommendationer kring bemanningsupplägg och hur driftteknikernas scheman kan anpassas för att hantera de nya förutsättningarna som en ny panna innebär. För att skapa förståelse för nuläget genomfördes intervjuer med driftpersonalen och en ekonomisk analys av historisk data som tydliggjorde mönster för övertid och arbetskostnader. Resultatet från nulägesanalysen gav insikter kring hur säsongsvariationer historiskt har påverkat driftteknikernas arbetsbelastning kopplat till beredskap och övertid. Nulägesanalysen kombinerades med en benchmark där kunskaper kring hur liknande fjärrvärmebolag valt att organisera sin driftpersonal utifrån sina förutsättningar och anläggningar. Genom att kombinera förståelsen för flera aspekter som människorna i organisationen, ett ekonomiskt perspektiv och en benchmark där kunskaper kring både generella och specifika utmaningar och behov identifierades kunde ett önskat läge i form av rekommendationer på ny driftorganisation tas fram. För att säkerställa att förslagen på nya upplägg var i enlighet med kollektivavtalet vägdes det in i uppläggen som togs fram.
Benchmark gav värdefulla insikter kring bemanningsuplägg
Bolagen som var en del av benchmarken hade liknande förutsättningar som VME, med vissa likheter och skillnader i hur de valt att organisera sin driftpersonal:
- Samtliga var mindre fjärrvärmebolag med en personalstyrka på mellan 7 och 14 personer.
- Ungefär hälften av bolagen hade treskift.
- Övriga bolag hade dagtidsarbete med ett rullande beredskapsschema.
- Vissa bolag hade anpassade sommar- och vinterscheman och varierande längd på antalet dagar i följd med beredskap.
- Nästan alla bolag med dagtidsarbete med ett rullande beredskapsschema hade möjlighet till extra bederskapsstöttning vid behov, vilket krävde lokala avtal med fackförbundet.
Förankring av nytt bemanningsupplägg
Insikterna från nulägesanalysen och branschanalysen vägdes samman och olika rekommendationer på bemanningsupplägg presenterades för VME. Två av förslagen bedömdes intressanta att gå vidare med och som ett nästa steg hjälpte Sigholm till att ta fram ett nytt förslag på vinter- och sommarschema för driftpersonalen med anpassning utifrån de nya förutsättningarna som den nya pannan innebär. För att förankra förslaget på vinter- och sommarschema har Sigholm även stöttat VME i att genomföra en analys av möjligheter och risker med det nya bemanningsupplägget som presenterades för driftpersonalens fackförbund.
Implementation av förslagen stegvis
VME har nu valt att gå vidare med att implementera ett av förslagen som Sigholm tog fram. För att skapa långsiktigt hållbara förändringar kommer olika delar av förändringarna införas stegvis. Vissa av rekommendationerna som innebär en mindre förändring jämfört med nuvarande bemanningsupplägg kommer införas direkt, medan de rekommenderade förändringarna som innebär en större förändring jämfört med nuvarande bemanningsupplägg kommer införas efterhand. Genom att införa förändringarna stegvis finns det en möjlighet att testa, följa upp och utvärdera delar löpande för att kunna göra justeringar efterhand. Gradvisa förändringar innebär en möjlighet att planera-agera-iterera och inhämta feedback för att justera bemanningsupplägget. Genom iterationer är vår ambition att skapa långsiktigt hållbara förändringar som tar hänsyn till aspekter av människa, teknik och affär.
