Organisatorisk transformation skapade tydlighet i alla processled på Mälarenergi

I över 150 år har Mälarenergi levererat infraservice av olika slag till Västerås och närliggande kommuner. Mälarenergi har en energiproduktion som är fria från fossila bränslen sedan år 2020 och har bedrivit en ambitiös förnyelseutveckling av produktionsanläggningarna under de senaste åren.

Besparingsmål och brist på befattningsbeskrivningar

Affärsområde Värme på Mälarenergi stod år 2019 inför en stor utmaning. Samtidigt som de arbetade intensivt med hållbarhetsmålen stod de inför omfattande besparingsmål och brist på tydliga befattningsbeskrivningar. I och med driftsättningen av ett nytt produktionsblock skulle affärsområde Värme gå in i en ny fas, att förvalta och förädla befintliga anläggningar. Utmaningen var ett faktum och som ett resultat blev organisationen och projekt lidande eftersom det saknades tydlighet och förväntningar. Sättet att se på och hantera befattningar, roller och ansvar upplevdes inte tillfredsställande. Befattningsbeskrivningar saknades eller fanns utspridda på flera olika ställen och dokumenterades dessutom på olika sätt av olika chefer. I och med omorganisationen togs beslutet att på samma gång ta fram nya standarder och arbetssätt för hur man kunde ta fram nya och skapa tydlighet i befattnings- och rollbeskrivningarna.

Tydlighet i processleden skapade ett positivt arbetsklimat

Lösningen som utfördes på affärsområde Värme, innebar att en ny organisationsstruktur implementerades. Denna förändring inkluderade inte bara nya arbetsbeskrivningar utan även skapandet av nya avdelningar, enheter och grupper simultant istället för att fördela förändringen över flera år. Totalt utvecklades 42 nya befattningsbeskrivningar och 65 nya rollbeskrivningar, vilket resulterade i över 250 medarbetare som fick nya befattningar och roller.

Denna omstrukturering har skapat klarhet kring förväntningarna och förbättrat arbetsklimatet, vilket gett en ökad trygghet för varje individ. Inom det stora affärsområdet Värme på som står inför en kontinuerlig tillväxt, har organisationen nu klargjort och förberett sig för den fortsatta expansionen. De nya befattnings- och rollbeskrivningarna har förvandlat affärsområdet från att vara något diffust och ineffektivt till något konkret och effektivt. Detta innebär att de nu kan fokusera på sin kärnprodukt.

Lösningar inom fem områden

• Ny organisationsstruktur, där Sigholm stöttat i framtagande av den nya organisationsstrukturen för att matcha de nya kraven
• Nya standarder togs fram för hur befattningar, roller och ansvar skulle hanteras i den nya organisationen samt utbildning av dessa till berörda chefer och HR-medarbetare
• Nya befattnings- och rollbeskrivningar togs fram som kom att gälla för hela den nya organisationen
• Sigholm identifierade, genomförde och följde upp de aktiviteter som krävdes för att genomföra själva omorganisationen
• För att kommunicera den nya organisationen togs kommunikationsmaterial fram för att förklara och dela med sig av förändringarna internt.