artikel

Nycklarna till framgångsrik underhållsrevision

Share article

Revisioner är komplexa och ofta kostsamma projekt. En liten försening i revisionen kan få väldigt stora konsekvenser och leda till extra kostnader på i värsta fall miljontals kronor. En väl genomförd revision kan å andra sidan leda till stora förbättringar för anläggningens förutsättningar att producera. I detta dokument förser jag dig med nycklarna till att lyckas med din revision.

Sätt upp mål för revisionen

Sätt upp vilka mål som revisionen ska uppnå för att anses vara framgångsrik. Att sätta mål ger en riktning och hjälper till med att prioritera vilka aktiviteter som ska genomföras i planeringsfasen av revisionen. Om vi definierar aktiviteter som inte hjälper oss mot att nå målen bör en ifrågasättande attityd finnas för att planeringen ska bli så effektiv som möjligt. Det är värt att tänka på att inte suboptimera mot ett enskilt mål eftersom att det förmodligen inte speglar hela bilden. Att definiera mål utifrån olika perspektiv, som exempelvis säkerhet, kostnad, leverans och kvalitet hjälper till att ge en mer holistisk bild av vad revisionen ska uppnå. Lägg ned tid på att skapa en prioritering mellan målen. Detta underlättar vid olika val i både planering, utförande och uppföljning. Målen bör också passa in i företagets övergripande strategi och målbild. Vad gäller värden på mätetal kopplade till målen bör de sättas utifrån historiska data. Målvärdena för mätetalen bör vara utmanande men fortfarande realistiska. Att lyckas med detta är ett viktigt första steg som ger revisionen rätt förutsättningar att lyckas från start och på längre sikt.

Jämna ut planeringsinsatserna över en längre tidsperiod

En aspekt som kan öka sannolikheten för att lyckas med en underhållsrevision är att påbörja planeringen i god tid innan tänkt utförandedatum. Detta ger alla inblandade bättre förutsättningar att jämna ut arbetsbelastningen över en längre tidsperiod. Annars kan många aktiviteter ligga i slutet av planeringsfasen vilket ökar risken för att de inte kommer bli utförda och ger dessutom sämre förutsättningar att eskalera olika frågor till rätt forum och person Att påbörja planeringen i god tid skapar också bättre förutsättningar för att boka upp extern personal för jobb som ska ske på revisionen. Det kan vara hög konkurrens om dessa resurser de delar av året där många företag väljer att lägga sina revisioner. Att knyta resurser till revisionen i god tid innan har också säkerhets- och kvalitetsmässiga fördelar. Resurserna har då mer tid på sig att gå igenom de jobb som ska genomföras och kan flagga för om kompletteringar behöver göras för att stärka säkerhets- eller kvalitetsaspekter av arbetet.

En strukturerad aktivitetshantering

I planeringen av en revision är det väldigt många aktiviteter som ska utföras av många olika personer. En hel del av aktiviteterna som definieras är beroende av att andra aktiviteter utförs för att kunna påbörjas. För att planeringen av en sommarrevision ska ha bra framdrift finns ett antal pusselbitar som måste finnas på plats. En pusselbit är att definiera tydliga milstolpar för planeringen av revisionen. Milstolparna kan exempelvis vara när alla arbeten ska vara inlämnade, när alla arbeten ska vara förberedda, när resurssättning ska var gjord och när en genomgång av jobben ska ha gjorts med inblandade. Detta ger ett riktmärke för vilka deadlines olika aktiviteter bör ha. En annan pusselbit är att ha tydligt definierade roller och ansvarsområden. Det gör det lättare att fördela ut aktiviteter men också lättare för personer att ta ansvar för aktiviteter utifrån sina roller. En tredje pusselbit är att bryta ned aktiviteter så att det blir möjligt att följa upp framdriften frekvent. Det innebär att undvika att definiera för grova aktiviteter, exempelvis att förbereda ett jobb. Den aktiviteten kan bestå av tiotals delaktiviteter som måste utföras. Har vi då inte brutit ned aktiviteten i mindre delar blir det svårare att följa upp att allt blir gjort. Det blir svårare att se framdriften för aktiviteten. Det blir svårare att omfördela aktiviteter om behovet uppstår och svårare för personerna som ska planera revisionen att ha en överblick över vilka aktiviteter de måste utföra och när. En vanlig fallgrop i planeringen är att aktiviteter skjuts framåt till förmån för aktiviteter i det dagliga arbetet med kortare deadlines. En nedbrytning till mindre aktiviteter blir ett sätt att motverka den prioriteringen.

Anpassad kommunikation utifrån mottagare

För att revisionen ska lyckas är det viktigt att de personer som påverkar utfallet har fått den information de behöver för att kunna verka i linje för en framgångsrik revision. Personerna som är involverade i en revision tillhör olika avdelningar på företaget och har behov av olika typer och mängd av information. Att då endast använda sig av ett sätt att kommunicera på ökar risken för att budskapet inte ska nå fram. Kommunikationen bör vara varierad utefter mottagare. Variationen bör bestå i typ av information, detaljeringsgrad och sättet informationen kommuniceras på. De kommunikationskanaler som kan användas varierar från företag till företag men kan vara alltifrån presentationer, artiklar i interna tidningen, inlägg på intranätet, mail eller visuella bilder uppsatta runt om på företaget.

Att utföra en revision

Tydliga roller och ansvarsområden

Det är viktigt att innan revisionen ha tydliggjort vilken organisationsstruktur som finns samt vilka personer som innehar vilka roller under revisionen. Detta för att undvika att aktiviteter och händelser faller mellan stolarna eller att processen blir ineffektiv eftersom att ett tydligt definierat ägarskap saknas. Om företaget har flera revisioner per år bör varje revision ses som ett tillfälle att träna organisationen i struktur, roller och kommunikation. Detta kommer skapa en ökad trygghet hos personalen vid de större revisionstillfällena på företaget.

Ett sätt att undvika ojämn beläggningsgrad hos resurser och ett ineffektivt resursutnyttjande är att se till att ha samordnande personer med ett helhetsansvar för fabriken. En sådan rolls uppgift blir att överblicka revisionen som helhet vilket kan vara lämpligt om fabriken består av flera decentraliserade delar. Genom detta kan resurser flyttas till de arbeten och områden där behovet är som störst.

Decentraliserat ansvar och tydliga eskaleringsvägar

Nyckeln till hur utfallet av revisionen blir är de tekniker som utför revisionen. Alla andra rollers uppgift bör vara att skapa så bra förutsättningar som möjligt för teknikerna att utföra sitt jobb. En revision bör försöka maximera tiden för utförande arbete och minimera tiden som får läggas på att vänta på material, leta efter verktyg, söka efter instruktioner och så vidare. Det är viktigt att teknikerna tar ett eget ansvar för de arbeten som ska utföras och att de tidigt flaggar för om det finns risk att tidplanen för dem inte håller. Planeringsfunktionens uppgift är då att aktivt se över vad som kan göras för att stötta teknikerna, exempelvis genom att omfördela arbete till resurser med en lägre beläggningsgrad eller att eventuellt planera om arbete till andra dagar eller veckor.

Frekvent visuell uppföljning av framdrift

För att undanröja de hinder som finns från att uppnå målen med revisionen är frekvent uppföljning av framdrift en nyckel. Denna uppföljning bör vara visuell och visa hur det verkliga utfallet ligger till jämfört med det planerade utfallet. Uppföljningen bör finnas med olika detaljeringsgrad. En tekniker ska kunna se hur utfallet för dennes enskilda jobb ser ut medan avdelningschefer bör kunna se hur det går för fabriken som helhet. En bevakning av framdriften bör ske dagligen och kombineras med en avvikelsehantering där problem adresseras. Sedan bör en ägare för avvikelsen utses som tar fram en lösning och genomför den. Problem som rör den kritiska linjen för ett stopp bör ges särskild vikt och vara tydligt uppmärkta.

Dokumentation över utfört arbete

Genom att dokumentera det arbete som utförs (förslagsvis i ett underhållssystem) blir överlämningen till produktionen enklare. Ansvariga personer inom revisionsorganisationen kan då gå igenom vad som blivit gjort under revisionen. Vilka tillkommande jobb som utförts och vilka eventuella jobb som inte utförts under revisionen. Utifrån denna information blir det enklare för produktionsorganisationen att veta vilka tester som bör utföras innan produktionsstart för att säkerställa produktkvalitet och säkerhet innan driftsättning. Det underlättar också planeringen för nästkommande revision eftersom att historiken sparas på ett och samma ställe och blir sökbar.



Uppföljning av en revision

Följ upp revision utifrån målbild

Efter revisionen är en viktig aspekt att följa upp utfallet. Det bör ligga till grund för vilka förbättringar som genomförs för att förbättra nästkommande revision. Denna uppföljning bör vara en kombination av underlag i form av data ifrån olika system samt intervjuer med involverade personer. Dataunderlaget ger möjligheten att jämföra utfallet från revision till revision för att se om utfallet förbättras eller försämras. Intervjuerna kan ge förklaringar till värdena på mätetalen. Kombinationen av båda bör kunna ge en tydlig bild över vad som hände under revisionen och varför det hände.

Samla in observationer löpande under planering och utförandefasen

Det händer väldigt mycket under en revision vilket gör det svårt att minnas detaljer om planeringen eller utförandet efter en revision. Ett sätt att komma runt detta är sätta upp en rutin som hjälper personerna som är involverade i revisionen att löpande dokumentera observationer när de sker. Detta ger ett helt annat underlag som kan användas för att analysera revisionen jämfört med om uppföljning endast görs efter revision. Viktiga aspekter kan fångas upp som annars skulle riskeras att glömmas bort i det dagliga arbetet.

Prioritera förbättringsåtgärder

Efter att uppföljningen av revisionen sammanställts och utfallet jämförts med målen som sattes upp bör nästa steg vara att prioritera de förbättringsåtgärder som tagits fram. I många organisationer ska dessa förbättringar genomföras vid sidan av det dagliga arbetet. Detta innebär att det inte finns oändligt med resurser eller tid till att arbeta med förbättringar. Därför är det viktigt att göra en prioritering utifrån de mål som revisionen ska uppnå. Frågan som bör ställas är vilka förbättringar som leder till den största effekten för förutsättningarna att nå målbilderna. Enskilt stora förbättringar bör vägas mot mindre små för att i slutändan ge störst värde för revisionen och företaget. Det går inte att bli bäst på allt på en gång. En viktig förutsättning för att lyckas med förbättringsarbetet är att våga välja bort. Utan att ha en definierad målbild blir detta val ett val i blindo.

Artikeln skrevs: Thu 08, 2019

Dela artikeln:


Return

  |See more articles

Stockholm

Vasagatan 15, 111 20 Stockholm
Info@sigholm.se | 021-12 03 10

Västerås

Kopparbergsvägen 8, 722 13 Västerås
Info@sigholm.se | 021-12 03 10

Göteborg

A Working Lab vid Johanneberg Science Park
Sven Hultins plats 5, 412 58 Göteborg
info@sigholm.se | 021-12 03 10